Voilà près de 30 ans que nous utilisons les emails et outils bureautiques. Trois décennies d’utilisations chaotiques qui ont menées à une situation intenable : infobésité, dispersion des données, cloisonnement des connaissances… Avec l’avènement du cloud computing, les entreprises tentent de réparer les dégâts et de rationaliser les habitudes de travail grâce aux environnements numériques de travail.
Dans cet article, nous allons découvrir ce que sont les environnements numériques de travail, pourquoi ils sont de plus en plus adoptés par les entreprises, qui en bénéficie, comment ils fonctionnent et quels coûts ils peuvent impliquer.
Qu’est-ce qu’un environnement numérique de travail ?
Un environnement numérique de travail, ou « digital workplace » en anglais, désigne l’ensemble des outils et services en ligne que les entreprises mettent à disposition de leurs employés pour travailler et collaborer efficacement, même à distance. Ce type d’environnement regroupe des outils comme le courrier électronique, la visioconférence, les logiciels de partage de documents et bien d’autres, accessibles depuis n’importe quel appareil connecté à internet.
Les environnements numériques de travail sont les équivalents des bureaux physiques : ils regroupent tous les logiciels et applications dont les salariés ont besoin pour travailler au sein d’une même plateforme en ligne.
Pourquoi utiliser un environnement numérique de travail ?
Dans un quotidien où tout s’accélère, les travailleurs du savoir (les employés de bureau) ont besoin de travailler plus efficacement et de manière plus flexible. Les environnements numériques de travail répondent à ces besoins en permettant de :
- Gagner du temps en ayant tous les outils au même endroit ;
- Accéder aux informations, données et documents depuis n’importe où ;
- Mieux s’organiser et partager l’information avec les membres de son équipe ;
- Collaborer facilement avec ses collègues, même à distance…
Ces avantages sont particulièrement précieux depuis que le télétravail est devenu courant dans de nombreuses entreprises.
Qui sont les utilisateurs des environnement numérique de travail ?
Tout le monde peut utiliser un environnement numérique de travail ! Des petites entreprises aux grandes organisations, des écoles aux administrations, chacun peut en tirer profit. Les utilisateurs potentiels sont variés :
- Les employés de bureau qui ont besoin d’accéder à leurs documents ;
- Les managers qui doivent suivre les projets de leurs équipes ;
- Les commerciaux qui travaillent souvent en déplacement
- Les équipes de terrain dispersées géographiquement qui doivent collaborer ;
- Les professeurs et élèves qui partagent des ressources pédagogiques…
Ce sont des espaces de travail communs qui relient tous les membres d’une entreprise ou organisation autour d’outils adaptés à leurs besoins.
Que proposent réellement les environnement numériques de travail ?
Les environnements numériques de travail donnent accès à un certain nombre d’applications en ligne accessibles grâce à un identifiant unique. Ils regroupent les outils essentiels pour travailler, classés par catégories : communication (messageries instantanées, appels vidéo), partage (dossiers en ligne, plateformes de stockage), gestion de projets (applications pour suivre l’avancement des tâches), applications métier… Grâce au cloud computing, ces outils sont accessibles de n’importe où, à toute heure.
Il existe de nombreuses solutions, des plus simples aux plus complexes. Cela peut aller d’une simple suite d’outils en ligne (messagerie, visioconférence, stockage de fichiers…) à des plateformes intégrées qui centralisent toutes les applications et données de l’entreprise.
Combien coûtent les environnement numériques de travail ?
Les coûts d’utilisations des environnements numériques de travail dépendent des outils et services choisis. Les grandes organisations investissent souvent dans des solutions sur mesure, tandis que les plus petites utilisent des abonnements mensuels ou annuels à des suites déjà prêtes, comme Microsoft 365, Google Workspace, Monday, Notion…
Bien que cela représente un coût, beaucoup d’entreprises estiment que les gains en productivité et en flexibilité compensent largement cet investissement.
Les environnements numériques de travail sont l’avenir des outils numériques, ils transforment notre quotidien professionnel en nous permettant de travailler plus efficacement, où que nous soyons et apportent des réponses concrètes aux problèmes d’infobésité et de dispersion des informations.
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